Referat fra oppmannsmøtet i orientering som ble avviklet i Statoils lokaler på Forus onsdag 4. februar 2004 kl. 18.00. Møtet var slutt kl. 19.40.

 

1.                  Åpning v/ Leder

 

I utvalgsleder Ove Oalands fravær åpnet nestleder Torgeir Torstrup møtet. Møtet ble ellers ledet av Anders Svindland.  Referatet er skrevet av Torgeir Torstrup.

 

2.                  Info fra kretskontoret

 

Torger Været som er daglig leder i  Rogaland Mosjons- og bedriftsidrettskrets informerte om at på grunn av stort underskudd i kretsen som bl.a. skyldes mindre inntekter, særlig fra ballidrettene, og ekstra innbetalinger til Norges idrettsforbunds IT-satsing var nødvendig å øke gebyret til kretsen fra kr. 8 til kr. 10 per løper.  EKT-gebyret står uendret på 1 kr.

 

I 2003 ble det innbetalt gebyr kun i rankingløpene. Været mente det var feil og at det skal innbetales gebyr i alle løpene på terminlista. På spørsmål om det gjaldt også aktive løp med bedriftsklasse (eks. Hardhausen) var han litt mindre bastant, og overlot til utvalget å få avklart det.

 

Kretsen har i tillegg iverksatt noen tiltak for å spare penger. Bl.a. vil meldingsbladet nå komme ut kun 4 ganger i året, mot tidligere 10 ganger. Det vil bl.a. medføre at ordningen med annonser for de enkelte o-løp bortfaller. Det vil nå i stedet bli satt inn en artikkel om orientering, terminlisten og kanskje en side med generelle opplysninger om o-løp i bladet. 

 

Været informerte også om at løpsrapporter ofte sendes inn for sent og at  administrasjonsgebyret også ofte ble innbetalt for sent og at det var ønskelig at arrangørene får bedre rutiner. Det ble foreslått at arrangørene fikk tilsendt de aktuelle skjemaene og en liten påminnelse fra kretsen rett etter at løpet er avholdt. 

 

3.                  Informasjon fra rankingfører om bl.a.

 

Rankingfører Ommund Bakkevold informerte om tre forhold:

 

v     Status vedrørende den nye start/innkomstkontrollen:

Det antas at programvare og annet utstyr vil være klart til sesongstart. Alle deltagere må nå stemple på en enhet i startområdet. Etter at alle har startet blir informasjonen lastet inn i hovedbasen og deretter kan det tas ut rapporter om  hvem av disse som ikke registrert i mål. Systemet betinger at løperene er nøye med å registrert seg så vel ved start som ved målgang. Det antas at arrangør bør ha noen som passer på i startområdet til å begynne med. Det vil bli informert om systemet på det planlagte EMIT-kurset.

v     Nytt EMIT-kurs:

EMIT-kurs planlegges avholdt i Statoils lokaler den 23. mars.

v     Oppdatering av løperbasen: 

Det er lagt ut en liste over aktive løpere på nettet. Oppmennene oppfordres til laste ned listen og foreta endringer der det er aktuelt. Endringen merkes, eksempelvis med farge og sendes i retur til rankingfører. Det vil da være en så oppdatert base som mulig som leveres til første arrangør.

4.                  Reaksjonsmåter overfor dårlige betalere

 

På forrige møte ble utvalget bedt om å komme med forslag til reaksjon overfor dårlige betalere. Utvalget foreslo noen tiltak som ble sendt ut sammen med innkallingen, men disse ble på møtet ansett for å være for strenge. Interne betalingsrutiner i de forskjellige klubbene fører ofte til forsinkede innbetalinger, og derfor bør en vente på innbetaling i ca. 6 uker før det registreres under "sene" betalere. Det anbefales purring ca. 4 uker etter løp. Et annet argument mot de foreslåtte tiltakene var at de ville gå utover løperne, og ikke klubbene. Konklusjonen ble som følger: Ca 6 uker etter vårsesongens slutt melder arrangørene til O-utvalget om klubber som står med ubetalt kontingent. O-utvalget systematiserer meldingene og sender en oversikt til høstens arrangører. Disse vil deretter kunne iverksette tiltak overfor de aktuelle klubber dersom de ønsker det. Aktuelt tiltak for arrangøren vil eksempelvis være å kreve kontant betaling for å akseptere påmeldingen til løperne fra disse klubbene. Tilsvarende meldes det inn restanser ca. 6 uker etter sesongslutt. Det bør da vurderes å utelukke løperene fra rankinglista i de løpene som fortsatt ikke er betalt. Men det må i så fall trolig innføres en varslingsordning overfor de berørte løperne slik at de ikke blir straffet for klubbenes dårlige rutiner uten å ha mulighet for å ordne opp.

 

5.         Info om kursene som avholdes vårene 2003

 

Torgeir Torstrup orienterte kort om vårens kurs. Løypeleggerkurset i februar er avlyst da ingen hadde meldt seg på ved fristens utløp. Det går forhåpentlig bedre med de to nybegynnerkursene som avholdes i mars. Ordningen med at deltagere på nybegynnerkurset er automatisk påmeldt på det første løpet er avviklet. Klubbene må selv melde på sine nybegynnere og oppmennene oppfordres til å ta seg tid til å rettlede disse på de første løpene.

 

6.         Info om terminlista for 2003

           

Anders Svindland delte ut forslag til terminliste. Avinor ønsker å avholde et rent sprintløp i mai, som kommer i tillegg til de 4 kortløpene. Det var det ingen som protesterte mot. Ellers mangler det fortsatt to arrangører i høst, men Anders Svindland håper å ha endelig liste klar i løpet av et par uker.

 

7.         Eventuelt       

 

Det ble tatt opp om startkontingenten bør økes etter at administrasjonsgebyret øker med 2 kr. Det var ikke stemning for kontingentøkning. Det er imidlertid mulig at også kartprisen øker. I så fall må startkontingentene endres til kr. 60 og 50. Hvis kartprisen blir uendret blir startkontingenten ikke økt. 

 

Anders Svindland lurte på om det burde settes et tak på etteranmeldingsgebyret på eksempelvis kr. 50, og ikke lenger være dobbel startkontingent. Etter hvert som den ordinære kontingenten øker så blir tillegget uforholdsmessig høyt. Det var ingen motforestillinger, men Været advarte mot for lavt etteranmeldingsgebyr da det kan medføre en vridning mot at flere etteranmelder seg.  Noen konklusjon ble ikke truffet.

 

Det ble foreslått å endre påmeldingsmalen ved å ta vekk løypelengden og kun vise til standard lengder, eventuelt med link til der disse står på hjemmesiden.